君主组 & 学生组织预算处理
- 登录到君主集团和访问您的组织门户网站的右边的家庭图标
- 确保预算周期反映了本年度的预算周期
- 点击左边的Money
- 点击预算
- 批准金额在“已批准”以上
- 从主 校园小组网页，请确保你是该组织的积极成员. 在这一页的左上角, 选择位于橙色箭头上方的“群组”图标，搜索您的组织.
- 您现在应该在组织的主仪表板上. 在仪表板的左侧窗格中，选择“Money”
- 请注意，在要求付款时，有三种不同类型的预算资金来源: SGA预算，共同赞助和应急. 在提交预算请求时，请确保选择适当的来源. 这可以在门户的右上角选择.
- 组织是否已获得预算批准, 将有一个“请求付款”旁边的每一行项目已批准在您的预算. 选择相应的“请求付款”.
- 您将被带到请求付款表. 在这里，您将填写正确发出付款请求所需的详细信息.
- 付款类型:请选择 集金融.
- 描述:提供你将要购买的物品的简短描述.
- 收入/费用:
- 从分配:此字段预填充此行项的剩余金额. 在这里输入请求的金额.
- 来自集团基金:这些是您集团资金余额中的剩余集团资金.
- 收据这是你上传收据的地方, 报价, 完成付款请求所需的任何证明文件.
- 收款人/供应商:表明请求的目标供应商/收款人.
- 额外的笔记你觉得还有什么需要补充的吗.
- 选择付款请求右下角的“Next”. 您将被带到“付款申请表”。
- 在这里，您将选择付款请求的类型. Each option will prompt a different form unique to your respective selection; (i.e.，选择“餐饮”选项，将弹出餐饮表格. 不同的付款方式有:
- 书店征用, 餐饮, 合同, 会议注册, 酒店预付, 网上购物, 报销, 和运输.
- 在完成相应的付款类型表格后, 点击付款请求右下角的“提交”.
- 旅行
- 报销
- 餐饮
- 书店征用
- 斯普林希尔套件
- 合同
- 办公用品
- 网上购物 & 供应商付款
旅行
任何代表学生组织旅行的组织/个人都应该在旅行前与SET财务人员联系，以确保适当的付款程序. 任何与旅行相关的购买必须在旅行开始前60天才能处理. 除了支付费用外，学生组织还必须在出发前至少两周完成旅行豁免和组织旅行表格.
学生必须在旅行前与SET财务人员会面，对任何一种选择是否适合他们的旅行进行成本效益分析. 租赁车辆可以通过学校签订合同并提前付款. 个人车辆行驶里程可报销. 有关整个流程，请参阅SET财务政策 & 程序文件.
航空公司/汽车/火车
学生必须在旅行前与SET财务人员会面，以确定哪种交通方式是合适的. 航空公司, 公共汽车, 及火车票可由大学代个人或学生团体购买. 不允许升级. 有关整个流程，请参阅SET财务政策 & 程序文件.
学生必须计划在旅行前与SET财务人员会面，以便代表个人/学生组织购买会议注册. 需要牢记的注意事项:
- 注册的最后期限
- 在线注册必须在一个安全的网站上进行
- 非在线注册可能需要额外的时间，组织将负责获得处理付款所需的必要文书工作.
- 集金融无法支付组织的个人会员资格.
有关整个流程，请参阅SET财务政策 & 程序文件.
学生必须计划在旅行前与SET财务人员会面，并负责获得处理付款所需的必要文件. 需要牢记的注意事项:
- 只有学生才有资格预付酒店费用. 教职员工必须遵守大学旅行报销程序.
- 不是所有的酒店都会为你提供必要的文件，这可能会导致报销.
- 除ODU学生外，任何人不得入住酒店房间.
- 适用英联邦酒店每日房价
- 非酒店的替代住宿可能有资格获得酒店预付款，但总是需要事先获得预付款或报销的许可.
有关整个流程，请参阅SET财务政策 & 程序文件.
夏季旅行能力取决于旅行的时间.
- 课程的最后一天- 6月30日:任何可以通过预付费完成的旅行，以及在课程的最后一天通过君主链接提交的任何必要的证明文件，都可以从当前的预算周期中处理.
- 7月1日之后的旅行——如果有拨款，必须在下一个预算周期内处理和支付.
有关整个流程，请参阅SET财务政策 & 程序文件.
报销
如果可能的话, 最好是在SET财务人员的协助下提前购买，而不是报销. 这是不可能的, 提前与SET财务人员沟通，以确保您能够报销所购买的物品以及处理报销所需的信息.
- 只能报销小额业务费用(每个供应商每天最多200美元)。. 报销金额超过200美元的唯一情况是与旅行有关.
- 只有个人可以报销，学生组织作为一个实体不能报销.
- 购买者是唯一可以报销的人，而不是代理人.
- 所有与报销相关的收据必须在购买后30天内提交，以获得报销.
- 酒精饮料和在eBay上购买的物品不予报销.
有关整个流程，请参阅SET财务政策 & 程序文件.
- 任何需要报销的与旅行有关的购买在旅行发生后才能处理.
- 汽油费只有在使用租来的汽车时才能报销. 个人车辆按里程报销.
- 餐费/伙食费的报销是按日计算的，而不是按单餐计算的.
- 如未能预付酒店费用，酒店费用可获退还.
有关整个流程，请参阅SET财务政策 & 程序文件.
餐饮
学校与爱玛客签订了合同，所有校园活动的餐饮都必须通过爱玛客提交. 所有餐饮要求必须在活动前7个工作日提交. 有关整个流程，请参阅SET财务政策 & 程序文件.
书店征用
书店申请单可用于从大学书店购买物品, 君主市场, 或Monarch TechStore. 项目可以包括但不限于:大学服装和商品, 书, 技术设备, 等. 有关整个流程，请参阅SET财务政策 & 程序文件.
合同
任何学生组织寻求雇用某人或企业为他们提供服务的组织需要完成以下过程. 该组织负责确保所有适当的文书工作. 允许3-4周的完整处理之前的事件与所有完成，准确的文书工作. 如果在活动后提交，如果获得批准，预计至少30天才能付款. 有关整个流程，请参阅SET财务政策 & 程序文件.
网上购物 & 供应商付款
网上购买将是一些东西，有购物车和网站相关的信用卡支付. 与供应商付款相比，付款是当您已经下订单并准备好付款发票时
需要牢记的注意事项:
- 所有促销物品包括t恤必须从RGH/Staples购买.
- 订单不得包含销售税.
- 如果购买是在线完成的，它必须在一个安全的网站上.
- 对于这两种类型的付款，ODU都参加了英联邦的小额付款, 妇女拥有和少数民族拥有的企业(SWAM)计划，以增加机会, 参与, 以及认证的SWAM供应商的合同授予. 必须尽一切努力通过SWAM供应商进行购买.
- 如果您正在提交打印订单, 还有关于印刷有关合同的其他准则. 提前与SET财务沟通.
- 有关整个流程以及与SWAM和合同供应商的链接，请参阅SET财务政策 & 程序文件.
办公用品
有办公室的组织可以根据SGA财务章程购买办公用品. 所有购买的物品都要留在组织内. 大学通过RGH/Staples签订了购买办公用品的合同. 有关整个流程，请参阅SET财务政策 & 程序文件.
重新分配
重新分配是当你需要在你的SGA预算中转移资金，以补充你对某种类型交易的分配，或者如果你有一个全新的交易类型，你没有要求作为你预算的一部分，但你的预算中有其他资金，你可以从中转移资金. 组织可以在没有SGA事先批准的情况下重新分配资金，每笔交易最多750美元. 请注意，所有的重新分配都要遵守联邦政策和程序，并遵守SGA章程
如果您希望重新分配每笔交易超过750美元的资金, 这需要SGA财务委员会的预先批准. 有关整个流程，请参阅SET财务政策 & 程序文件.